Dienstplan erstellen in der Pflege: 7 Tipps für eine gute Dienstplanung
Arbeitsalltag

Pflegeeinrichtungen sehen sich genau wie Krankenhäuser mit der Herausforderung konfrontiert, 365 Tage im Jahr rund um die Uhr für eine ausreichende Personalbesetzung zu sorgen. Eine gut organisierte Dienstplanung ist hier das A und O.

Leider bedenken nur wenige Betriebe beim Erstellen des Dienstplans, dass immer mal ein Mitarbeiter krank ist, in Urlaub fährt oder eine Fortbildung besucht. Dann sehen sich Pflegeleitung und Angestellte mit plötzlichen Engpässen konfrontiert, die die Beschäftigten dazu zwingen, die Pläne fürs freie Wochenende über Bord zu werfen und kurzfristig einspringen zu müssen.

Das wirkt sich negativ auf Überstunden und Mitarbeiterzufriedenheit aus. Auch die Qualität der erbrachten Arbeitsleistung leidet, wenn die Pflegkräfte unzufrieden, überarbeitet und müde sind.

Wie Sie einen guten Dienstplan erstellen und welche Faktoren dabei unbedingt Beachtung finden sollten, haben wir für Sie zusammengetragen.

Tipp 1: Dienstplan rechtzeitig erstellen

Was in anderen Branchen undenkbar wäre, geschieht in der Pflege leider viel zu oft: Dienstpläne werden erst eine Woche vor ihrem Beginn ausgeteilt. Das stößt immer auf großen Unmut in der Belegschaft, schließlich wollen die Mitarbeiter genügend Zeit haben, um ihre Freizeit angemessen planen zu können. Legen Sie Dienstpläne deshalb mindestens vier Wochen vor ihrem ersten Geltungstag aus. Noch besser ist es, wenn Sie bereits zu Beginn des Jahres einen Jahresdienstplan erstellen. Dieser ermöglicht es Ihnen, etwaige personelle Engpässe frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig gegenwirken zu können.

Tipp 2: Engpässe frühzeitig erkennen

Im Jahresverlauf begegnen Ihnen gleich mehrere Engpässe, die Sie in der Dienstplanung unbedingt berücksichtigen sollten. Dazu gehören neben Wochenenden und Feiertagen auch Urlaubs- und Fortbildungstage sowie die Schulzeiten Ihrer Auszubildenden. Motivieren Sie die Pflegekräfte dazu, ihre Urlaubsanträge bereits zu Beginn des Jahres einzureichen, damit Sie diese bei der Erstellung Ihres Dienstplans berücksichtigen können. Auch Fortbildungen einzelner Mitarbeiter sollten Sie bereits zum Jahresbeginn planen.

Bereiten Sie am besten bereits zu Beginn des Jahres einen Jahresdienstplan vor, um personelle Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Tipp 3: Urlaubsspitzen reduzieren

Um Urlaubsspitzen zu umgehen, sollten Sie bereits zu Beginn des neuen Jahres mit der Urlaubsplanung beginnen. Legen Sie dabei fest, wie viele Urlaubstage Sie pro Monat maximal vergeben können. Dabei gehen Sie wie folgt vor: Multiplizieren Sie die Anzahl Ihrer Mitarbeiter mit deren Jahresanspruch und addieren Sie die noch offenen Resturlaubstage, um den Monatsdurchschnitt zu ermitteln. Teilen Sie das Ergebnis durch 12 Monate und addieren Sie 20 Prozent.

Beispiel: Sie beschäftigen 20 Mitarbeiter mit einem Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen. Diesen stehen insgesamt noch 30 Tage Resturlaub zu.

20 Mitarbeiter x 30 Jahresurlaubstage + 30 Resturlaubstage = 630 Urlaubstage

630 Urlaubstage / 12 Monate = 52, 5 Urlaubstage

52,5 Urlaubstage + 20% = 63 Urlaubstage

Für einen stabilen Dienstplan sollten Sie nicht mehr als maximal 63 Urlaubstage pro Monat einplanen.

Tipp 4: Für ausreichend Personal sorgen

Grundsätzlich gilt: Pflegeeinrichtungen, die nicht genügend Personal beschäftigen, können auch keinen stabilen Dienstplan erstellen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass immer genug Personal vorhanden ist, um auch für kurzfristige Personalausfälle gewappnet zu sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, nie die volle Arbeitszeit der Pflegekräfte einzuplanen, sondern lediglich 80 Prozent. Nur so können Sie sicher sein, dass sich schnell Ersatz findet, wenn ein Kollege mal krank geworden ist oder kurzfristig Urlaub nehmen möchte.

Tipp 5: Freizeit verbindlich zusagen

Umfragen zufolge legen Pflegekräfte besonders großen Wert auf die Zuverlässigkeit ihres Dienstplans. Das bedeutet, dass diese ihre Freizeit bereits länger im Voraus planen können sollten, ohne jederzeit befürchten zu müssen, dass sie doch noch kurzfristig für einen erkrankten Kollegen einspringen sollen. Gerade für Familien ist es darüber hinaus wichtig, noch genügend Zeit für die Kinder zu haben, diese zu Freizeitterminen zu begleiten und die Arbeitszeiten in Übereinstimmung mit den Kita-Öffnungszeiten zu legen. Das ist zwar nicht immer hundertprozentig umsetzbar. Die Wünsche der Mitarbeiter sollten aber unbedingt Berücksichtigung finden.

Dienstplan erstellen Pflege 2

Um plötzlichen Personalmangel wegen Krankheit, Urlaub oder Fortbildung zu umgehen, sollten sie nur 80% der vollen Arbeitszeit einplanen.

Tipp 6: Gesetzliche Vorgaben zu Höchstarbeits- und Ruhezeiten beachten

Gerade im Schichtbetrieb kann es schnell passieren, dass die gesetzlichen Vorgaben zu Höchstarbeits- und Ruhezeiten verletzt werden. Das sollte aber immer die Ausnahme statt die Regel darstellen. So gilt der Grundsatz des 8-Stunden-Tags zwar auch in der Pflege. Eine Schicht darf aber auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb eines Monats werktags durchschnittlich nur acht Stunden gearbeitet wurde.

Die Ruhezeiten spielen insbesondere im Schichtwechsel eine große Rolle. So steht den Beschäftigten eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu. Wenn die Pflegekraft am einen Tag Ihre Arbeit um 20 Uhr beendet und am Folgetag um 6 Uhr wieder zur Frühschicht antritt, entspricht das einer Missachtung der vorgeschriebenen Mindest-Ruhezeit.

Tipp 7: Ungünstige Schichtwechsel vermeiden

Schichtarbeit stellt auf Dauer eine große Belastung für die Pflegekräfte dar. Um diese möglichst gering zu halten, ist es wichtig, die Schichtwechsel schonend zu gestalten. Vorwärts rotierende Schichten haben sich als besonders empfehlenswert erwiesen. Dabei folgt die Spät- auf die Frühschicht und darauf die Nachtschicht. Da der Organismus sich an Nachtschichten nicht gewöhnt, sollten die entsprechenden Blöcke möglichst kurz gehalten werden. Mehr als drei aufeinanderfolgende Nachtschichten sind nicht ratsam.

Sicherheitstechnische Betreuung von Pflegeeinrichtungen

Die Mitarbeiter sind das höchste Gut eines Unternehmens. Deshalb sollten auch Betreiber von Pflegeeinrichtungen alles dafür tun, die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten bestmöglich zu schützen. Im Rahmen der sicherheitstechnischen Betreuung klären wir gesetzliche Rahmenbedingungen und unterweisen Ihre Mitarbeiter zu einem gesundheitsgerechten Verhalten. Kontaktieren Sie uns gerne, um mehr über unsere umfangreichen Leistungen zu erfahren. Wir freuen uns auf Sie!